2019-07-25T15:45:57+03:00
Документы командировочным выдаются на предприятии, когда сотрудник уезжает по делам фирмы. Командировочные отчетные документы нужны для того, чтобы сотруднику возместили расходы.
«33 юриста» +7 (499) 938-46-60
Павелецкая наб., 2 Москва,
200
200

Отчетные документы для командировочных

Трудовое право 27.06.2016 Автор статьи - эксперт:

Содержание



Похожие темы по трудовому праву


Отчетные документы для командировочных

Документы командировочным

Правильное оформление командировок гарантирует отсутствие проблем с налоговой службой и компенсацию затрат служащего за рабочие дни, проведенные вне постоянного места труда.

Консультанты портала 33urista.ru расскажут, как следует оформлять командировочные документы и многое другое, о чем нужно знать при служебных выездах работника.

Кстати, многие думают что если начальство отправляет в командировку, значит нужно обязательно ехать. На самом деле если этого не указано в трудовом договоре, вы не обязаны никуда ехать.

Что относят к командировкам?

Для начала разберемся, какие служебные поездки признаются командировками. К таковым профильное Положение, утвержденное постановлением Правительством РФ от 13.10.2008г. № 749, относит выезды работников:

  • Осуществляемые во исполнение поручения руководства. Служащий направляется в поездку на основании письменного приказа.їє
  • Имеющие срочный характер. Продолжительность командировки составляет от 1 и более дней, определяется важностью и объемом предстоящей работы. Началом поездки считается день выезда из населенного пункта, окончанием — дата возвращения.
  • С целью прибытия в другой населенный пункт, находящийся вне постоянного места труда. Если специфика работы служащего предусматривает постоянные разъезды, они не считаются командировками.

Стороны должны быть связаны трудовым договором и именоваться работодателем и работником. Если лицо совершает выезды на основании договора об оказании услуг — это не считается командировкой. Понесенные затраты компенсироваться не будут. Договорное регулирование трудовых отношений — хороший способ разобраться в любой сложной ситуации на работе. 

Как правильно рассчитать время командирования?

Командировка начинается со дня убытия работника на транспорте и заканчивается датой прибытия в свой населенный пункт. Расчет времени, проведенного в поездке, осуществляется на основании проездных билетов.

Если транспорт убыл до 24 ч. 00 мин., то датой выезда считаются текущие сутки, с 00 ч. 00 мин. — следующие сутки. Аналогично устанавливается время прибытия.

При отсутствии проездной документации период командировки определяется на основании служебной записки и путевого листа. Если вам не выплатили заработную плату за время коммандировки, можете смело обращаться в суд.

Какие командировочные документы оформляются?

Ранее пакет выездной документации комплектовался благодаря командировочному удостоверению, служебному заданию и отчету о работе. С 2016 года этот перечень изменился.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

  1. Приказом. Он выполняется в стандартной форме и является поручением работодателя.

  2. Авансовым отчетом, представляющим собой доклад о потраченных средствах с приложением подтверждающей документации.

  3. Табелем учета рабочего времени, где проставляются отметки о днях поездки. За этот период работнику выплачивается средний заработок.

  4. Служебной запиской. Этот документ предусмотрен на случай, если служащий эксплуатирует личный автотранспорт во время поездки.

Рассмотрим подробнее, для чего нужна каждая бумага, чем грозит неправильное оформление выездной документации.

Как составляется командировочный приказ?

Каждая организация должна иметь типовой бланк приказа, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01. 2004 г. № 1. К его обязательным реквизитам относятся ФИО работника, место назначения, цель и срок выезда.

Отчетные документы для командировочных

Приказ подписывается работодателем, скрепляется печатью и дается на ознакомление служащему.

Авансовый отчет

Для покупки проездных билетов и бронирования гостиницы служащему в подотчет выделяются наличные средства. Когда он возвращается из поездки он обязан составить авансовый отчет, приложить документы, в достаточном объеме оправдывающие командировочные расходы.

Согласно статье 168 Трудового кодекса работнику компенсируются:

  1. Затраты на проезд туда и обратно.

  2. Расходы по найму жилья, подтверждающие проживание лица.

  3. Суточные. Так именуются дополнительные затраты, которые несет служащий в связи с пребыванием в другом населенном пункте.

  4. Прочие траты, совершенные с ведома руководства организации.

Авансовый отчет сдается в течение 3 дней со дня приезда служащего. Бухгалтерия проверяет его и приложенные подтверждающие документы. При отсутствии замечаний, долг работника списывается, затраты компенсируются.

Как подтверждается проезд?

Для этого в бухгалтерию предоставляются транспортные билеты, в том числе электронные (бездокументарные). К последним прилагаются оригиналы посадочных талонов, подтверждающих перелет (переезд) лица по указанному маршруту. Кстати, если вам кажется, что работодатель вас как-то обманывает, советуем провести консультацию с юристом по этому поводу.

Какие командировочные отчетные документы доказывают проживание?

Работник может остановиться в гостинице, отеле, арендной квартире. В обоснование этого факта представляются отчетные документы для командировочных: счет, кассовый чек (слипы), счет-фактура, договор, акт оказанных услуг с отметкой о получении суммы, учредительные документы ИП или юридического лица.

Предприниматели, практикующие сдачу жилья в аренду, выдачу документов командировочным своего населенного пункта осуществляют в постоянном режиме.

Как обосновать суточные?

Их размеры устанавливаются приказом работодателя или коллективным договором. Суточные выплачиваются за все дни поездки, в том числе выходные и праздничные. Официальными документами подкреплять командировочные расходы в виде суточных не требуется.

Вместе с тем, налоговое законодательство РФ обязывает работодателя удерживать НДФЛ на суточные, если они превышают норматив: 700 руб. внутри России и 2 500 руб. в зарубежных поездках.

Что относят к прочим затратам?

К ним причисляют связь, обмен валюты, налоги, комиссии, страховку, поездки на городском транспорте, провоз груза и т.д. Одним словом все то, что нужно работнику для надлежащего исполнения поручения руководства.

Отчетные документы для командировочных

Отчетные документы для командировочных по прочим тратам: чеки, квитанции, талоны, полисы, билеты.

Средства, потраченные командированным работником, на питание, уборку квартиры, посещение увеселительных заведений, не возмещаются.

Как оформляется командировка в табеле?

Период отсутствия работника по причине командирования фиксируется в табеле учета рабочего времени путем проставления кода «К». Фактические часы работы указывать необязательно.

Если служащий с согласия работодателя работал в выходной или праздничный день, это отражается в табеле путем проставления кода «К-В» и оплачивается в двойном размере.

Как оформить служебную записку?

Если работник едет в командировку на личном транспорте,  оформление проездных билетов ему никто не осуществляет. В этом случае по прибытию на работу им составляется служебная записка, в которой отражается время поездки (даты убытия и прибытия).

Траты, совершенные во время командирования на собственном транспорте, на бензин, парковку относят к командировочным расходам и возмещаются работодателем. Списание долга на основании одной служебной записки ⏤ не разрешается.

Типового бланка документа не предусмотрено, поэтому он заполняется в произвольной форме с обязательным указанием следующего: наименование организации, ФИО и должность служащего, срок и место командирования, сведения об автотранспорте, дата и подпись служащего.

Служебная записка заполняется в случаях, когда работник выезжает на казенном, попутном или ином автотранспорте, то есть при невозможности оформления проездных билетов. 

Советуем заранее изучить все права и обязанности работодателя, дабы потом не было недаразумений. 

Как быть, если утерян посадочный талон?

Этот документ служит доказательством перелета пассажира. Утеря посадочного талона грозит невыплатой компенсации. Если такое событие произошло, работник может обратиться в аэропорт,  запросить подтверждающие документы.

Что делать, если гостиница не выдала нужные бумаги?

Бывают случаи, когда гостиницы ограничиваются предоставлением счетов, не оформляя чеки и приходные ордера. Закон разрешает субъектам предпринимательства, не применяющим ККТ, выдавать бланки строгой отчетности, к которым относится счет. В такой ситуации бухгалтерия не может отказывать в приеме этого подтверждающего документа.

Во избежание недоразумения заблаговременно позвоните в забронированную гостиницу и убедитесь, что она выдаст нужную документацию в достаточном объеме.

Как подтвердить проживание у частного лица?

В этом случае командированный работник предоставляет договор найма жилья и акт оказанных услуг, подписанный с обеих сторон. Факт передачи денег подтверждает расписка собственника квартиры.

Важно знать!
  • Несмотря на то, что мы постоянно работаем над актуальностью представленной информации на сайте, она может устаревать из-за частых изменений в законодательстве РФ.
  • Каждый конкретный случай индивидуален и зависит от многих факторов.
  • Только профессиональные знания и юридическая практика гарантируют решение возникшей проблемы.

Мы готовы помочь даже в самой сложной ситуации! Консультация бесплатная!
Задайте свой вопрос юристу прямо сейчас!

Юридическая консультация по трудовому праву
Неудобно писать? Позвоните нам:


Не нашли что искали?

Оставьте свой номер телефона, мы перезвоним и решим ваш юридический вопрос


script>