Как правильно оформить трудовую книжку

Как юридически правильно оформить трудовую книжку?

Необходимо узнать, как оформить трудовую книжку ИП и иным предприятиям, частным лицам правильно и по закону? Ранее законодательно не была предусмотрена ИП возможность создания и ведения контролирующих документов для своих рабочих и сотрудников. Но Законом было разрешено применение наемного труда лицам, ведущим частную предпринимательскую деятельность.

Подобная ситуация расценивалась, как ущемление, возникали трудности с регистрацией стажа, его непрерывностью, социальными страхованиями. По закону единственным и главным документом, подтверждающим стаж, была и остается ТК, все остальные не имеют весомого юридического значения.

Некоторые работодатели не всегда охотно выполняли законные требования о регистрации и фиксировании официальных трудовых соглашений в государственных органах. Это ухудшало состояние трудящихся людей, нанимающихся на работу к ЧП, ставило их в худшее положение относительно других рабочих.

Подобный запрет на выдачу трудовой книжки ИП уже урегулирован ст. 66 ТК РФ, которая говорит: "Частный предприниматель или другой работодатель должен завести ТК на рабочего, служащего, которые трудятся уже больше пяти дней, в случае основной его занятости на данном рабочем месте".

Как оформлять трудовую книжку правильно? Это действие имеет ряд особенностей:

1. Нет никаких сокращений в графах ТК.
2. Работодатель оплачивает расходы в случае приобретения ТК.
3. Записи с точными формулировками Трудового кодекса со ссылками.
4. Раздел "Даты" заполняется исключительно арабскими цифрами.
5. Дата рождения заполняется на основе официальных государственных документов, а не со слов.
6. Запись об образовании вносят на основе дипломов, аттестатов, военных билетов и т.п.
7. Каждая официальная запись имеет индивидуальный порядковый номер.
8. В трудовую книжку работнику заносят сведения о текущей работе, необходимых переводах и дальнейшем увольнении.
9. В случае ухода сотрудника необходимо оформить запись, по какой причине прекращен трудовой договор.
10. Успехи рабочего или сотрудника заносятся в ТК, а неудачи и взыскания – нет (исключение увольнение, как дисциплинарное действие).

Создание и оформление правильной ТК

Случаются моменты, когда по разным причинам будущие сотрудники фирм и ЧП не предоставляют официальную трудовую книжку для учета стажа. Поскольку законом четко регламентировано наличие данного документа в единственном виде, будущий работодатель не может оформить выдачу трудовой книжки.

И еще одну заводить нельзя, при наличии предыдущей трудовой книжке. А чтобы на ЧП (компанию) не было наложено административное наказание за нарушение законного порядка действий о приеме на работу, ведения контролирующих документов, нужно составить официальный акт об отказе с подписью свидетелей. Это действие регламентировано статьей 5.27 КоАП России.

Трудовая книжка является важным документом, подтверждающим официальный стаж, опыт рабочего, служащего. Бережно сохранять его, делать записи – это прямая непосредственная обязанность работодателя. Если человек уже имеет некоторый стаж, то тут все понятно, но как оформить трудовую книжку впервые?

Для начала приобретается новый бланк в соответствующем магазине. Послед заполняется титульный лист по официальным документам, предоставленным будущим сотрудником, тут не возникает сложностей. После вносятся остальные сведения:

1. Порядковый номер для каждой официальной записи, делающейся в трудовую книжку ИП или кадровым отделом компании.
2. Время приема на работу, последующего увольнения (дата вступления в должность, а не заполнения).
3. Дополнительная информация о стаже, квалификации, занимаемой должности, характере трудовой деятельности.
4. Реквизиты, юридическая информация о законах и положениях, на основании которых производятся приказы (обязательно указать время и дату).

Учетные записи в трудовой книжке не мешают предыдущим, четко разделятся пространством друг от друга.

Учет, регистрация, ведение и сохранение официальных документов

Ведение, дальнейшее хранение регистрирующих трудовую деятельность документов зависит от работодателя. Это регламентировано официальным законом России. Есть два основных документа, контролирующих этот процесс:

1. Журнал учета. Ведется официальными служащими компании в кадровом отделе, где фиксируются даты принятия на службу, работу, официальные анкетные данные, все важные номера приказов, занимаемые должности, реквизиты и т.п.
2. Книга приходов и расходов. Ведется в отделе бухгалтерии, где фиксируют все денежные операции, как по доходу, так и по расходу, выдачу трудовой книжки, с обязательным занесением реквизитов проведенных операций.

Официальные страницы государственных документов фиксируются под порядковыми номерами, имеют пломбы, шнуровку, подписи ответственных лиц, печати организации. Законодательно контроль над подобными протоколами регламентирован пунктом 41 правил Правительства Российской Федерации принятым 2003 годом под номером №225.

Для назначения ответственного, который представляет, как правильно оформить трудовую книжку, в дальнейшем ее вести, ИП или директор фирмы составляет в свободной форме приказ.

В крупных компаниях подобными делами занимается кадровый отдел, если последний отсутствует, этим занимаются бухгалтерия, делопроизводственные органы, секретариат.

Для смены лица, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовой книжки, необходимо составить договор о передаче прав на подобные действия в официальном порядке, с подписями сдающего и принимающего обязанности. Без подобного оформления документ не имеет юридической силы. Хранятся книжки в недоступных для третьих лиц местах.

Например, закрывающаяся на ключ мебель или несгораемые сейфы. При нарушении правил хранения ТК и нанесения физического ущерба, устранение последствий ложиться на плечи предприятия или ЧП. Возможно, наложение штрафов и взысканий за порчу имущества рабочего, служащего.

Хранятся трудовые до полного увольнения рабочего, служащего, сроки регламентируются "Официальным перечнем однотипных официальных документов" под пунктами 664, 695, 686.

Основные моменты ведения и учета

В заполнении новой трудовой книжки учитывают следующие правила:

1. Записи фиксируются с помощью ручек с чернилами темных оттенков.
2. Официальные отметки фиксируются на основании приказов, с порядковыми номерами.
3. Цифры применяются только арабские, все остальные шрифты неприемлемы и недопустимы.

А можно ли оформить выдачу трудовой человеку, принятому по совместительству на дополнительную работу?

По закону это сделать нельзя. И соответствующая запись о подобной деятельности человека также необязательна, делается только по желанию владельца ТК. В последнем случае гражданину нужно представить официальное прошение. Оно должно подтверждать желание гражданина сделать необходимую запись с приложением копии документа о приеме на работу, под подписью директора фирмы.

В случае изменения личной информации владельца, как оформить новую трудовую книжку, возможно и нужно ли это делать?

Этого делать не надо, измененные данные заносятся в существующую ТК, при подтверждении необходимыми документами, свидетельствами.

Нужная коррекция производится посредством зачеркивания устаревших и вписывания новых данных. Это заверяется печатью и подписью начальника кадрового отдела предприятия или ИП. ЧП или отдел по кадрам фирмы смогут заверить, при необходимости, копию ТК, для чего понадобятся копии страниц с записями.

После чего на них ставятся соответствующие печати фирмы, даты регистрации, подписи ответственных лиц, запись "Копия верна". Данные документы действительны в любых государственных органах, организациях и т.п. Если трудовую книжку ИП или какая-то другая организация предпочла не заводить или не принять и оформить сотрудника неофициально, то это незаконно и влечет за собой административное, а иногда и уголовное, наказание работодателя и рабочего.

Это регламентировано постановлением ФАС МО от 26 октября.2006 года N КА-А40/10220-06.